Parcours de labellisation

Le dispositif peut être résumé en 8 étapes :

1. Préparer la candidature : Ce travail conséquent est essentiel pour constituer un dossier en bonne et due forme. Il nécessite de disposer de toutes les pièces justificatives de la démarche DD&RS de l’établissement, de faire connaitre la démarche de labellisation en interne, de formaliser un certain nombre d’éléments, voire de les faire valider en interne, de prendre en main le Référentiel DD&RS, de compléter correctement l’outil PERSEES... Cette première étape peut prendre plusieurs mois voire plusieurs années en fonction des types et de la taille des établissements. Il est important de rappeler que l’audit du label DD&RS est un audit documentaire, dont le bon déroulement dépend de ce travail de préparation en amont. La phase d’entretien visant uniquement à lever les zones de questionnements à l’issue de la lecture des documents.
2. Déposer le dossier de candidature : Tous les éléments de l’étape 1 sont à implémenter dans PERSEES en y apportant des éléments explicatifs et l’argumentaire nécessaire à la bonne compréhension des éléments transmis. L’auto-évaluation complétée correctement pourra être validée « pour labellisation » et permettre d’accéder au dépôt du dossier de labellisation en ligne. Le CIRSES vérifiera la recevabilité et l’éligibilité du dossier. Une demande de compléments permet de revoir le dossier à ce moment avant validation définitive et réétude. Un dossier peut ne pas passer cette phase de recevabilité et d’éligibilité.
3. Dossier recevable et éligible – Transfert à une équipe d’audit : Le dossier recevable et éligible est transmis à l’équipe d’audit constituée d’un auditeur pilote, d’un auditeur et généralement d’un binôme d’étudiants.
4. L’équipe d’audit prend le relais pour réaliser l’audit sur documents : Vérification détaillée des documents et indicateurs fournis par rapport aux notations du candidat sur chaque variable.
5. L’audit sur document est complété par un entretien d’audit avec l’établissement candidat. Une trame d’entretien existe et permet d’aborder les éléments posant encore question, d’apporter des compléments ou explicitations…
6. L’équipe d’audit rédige le rapport d’audit initial et le transmet pour validation à l’établissement candidat. Puis un rapport final sous forme de note de synthèse est rédigé et ajouté dans PERSEES.
7. Le pilote présente les résultats de l’audit auprès du Comité d’experts composé des deux co-présidents du Label DD&RS, de 4 experts élus par le Conseil d’Administration du CIRSES (auditeurs experts ayant déjà piloté plusieurs audits d’établissements divers) et d’un ou plusieurs salariés du CIRSES.
8. Les propositions du comité d’experts sont validées en Comité de labellisation constitué du Conseil d’Administration du CIRSES élargi à la Conférence des Grandes Écoles et à France Universités.